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自動轉賬分錄定義

在會計業務中存在一類憑證（多為轉賬類），它們每月重復地有規律出現。例如：每月提取折舊費、按月上交稅金、按月發放工資、月底結轉管理費到損益賬戶等。這些憑證的摘要、借貸方科目每月基本不變，金額的來源或計算方法也基本不變，因此我們可以把此類憑證的摘要、借貸方科目、金額的來源或計算方法預先存入計算機，將其稱為“自動轉賬分錄”并用不同的“分錄號”標記命名。每月使用時，告訴計算機“自動轉賬分錄”的分錄號，由計算機自動調入該“自動轉賬分錄”并根據預先定義的金額的來源或計算方法自動填制相應的金額，產生憑證。這樣，就不必每月重復輸入此類憑證。這種預先定義分錄的結構，再由計算機自動編制憑證的過程稱為“自動轉賬”。預先定義的分錄稱為“自動轉賬分錄”，簡稱“自動分錄”。

自動轉賬分錄必須先定義后使用。定義自動轉賬分錄的功能在此處完成而根據自動分錄產生憑證的過程在輸入憑證功能中完成 。

根據自動分錄編制的憑證稱為機制憑證，機制憑證同樣可以分類，并跟在規定類型的憑證后連續編號。

應當提醒用戶，自動分錄概念是手工會計中所沒有的，如果用戶理解本部分功能有困難，可以先不使用本功能，待熟悉其它功能后再使用

一、功能與作用

定義新的自動轉賬分錄或修改已輸入的自動轉賬分錄。

二、操作說明

1. 分錄號

分錄號是“自動轉賬分錄”的唯一標識，不同的自動分錄應有不同的分錄號。分錄號一共８位

輸入舊的分錄號表示修改舊分錄，輸入新的分錄號表示增加新分錄。

注意：分錄號不是憑證號。

2. 分錄名稱

便于使用時查找及區分。

3. 摘要

憑證的每行均有一個摘要，不同行可以不相同，每行摘要的長度不超過25個漢字（50個字符）。

4. 會計科目代碼

分錄輸入時，會計科目通過科目代碼或科目助記碼輸入，而不需輸入科目漢字名稱。輸入科目代碼后，科目名稱自動顯示在科目代碼后。

在任何輸入科目代碼的地方（包括今后的查詢、打印賬冊），用戶按F2鍵就可以調出一張科目代碼、科目名稱的對照表。

可通過下述例子練習科目代碼的輸入方法：

例1： 直接按Ｆ２鍵。

例2： 輸入一個一級科目的代碼，然后按Ｆ２鍵。

例3： 輸入一個不存在的科目代碼，然后按Ｆ２鍵。

所輸入的科目代碼必須存在且必須是沒有下級科目的明細科目。這樣才能保證總賬和明細賬的一致性。

往來科目請不要作為自動分錄的科目。因為編制憑證時不考慮往來業務所需要的附加信息。

如果是分部門核算的科目，系統要求輸入相應的部門代碼；如果是有相關項目核算的科目，要求輸入項目代碼。

5. 借／貸

表示分錄的方向，按F8可變換。也可以直接輸入漢字“借”或“貸”。

6. 金額來源表達式

表示當前行的外幣、數量和本位幣金額如何取得的表達式。進入此項后，按鼠標右鍵，則屏幕出現公式選擇窗口：

主要的數據來源有科目匯總余額表、部門匯總余額表、項目匯總余額表。

①科目余額取數函數

選擇“科目余額取數”后，系統跳出一個窗口，顯示科目列表框，選擇科目科目余額，取數函數如下：

=KMYE(期間,科目)

②部門余額取數函數

選擇“部門余額取數”后，系統跳出下一個窗口。選擇取某部門某科目數，然后選擇取數的各個項目，部門表取數函數如下：

=BMYE(期間,部門,科目)

③項目余額取數函數

選擇“項目余額取數”后，系統跳出下一個窗口。選擇取某項目某科目數，然后選擇取數的來源。項目表取數函數如下：

=XMYE(期間,項目,科目)

三、操作建議

如果科目明細比較多，建議使用程序提供的遞推功能自動生成分錄，其中科目遞推、部門遞推、項目遞推都要求錄入一條完整的分錄，然后將光標定在當前分錄，點按鈕生成，生成結果在下一頁。

如果科目較多，同時又進行了比較多的輔助核算，可以使用智能遞推，使用智能遞推不用在主界面錄入記錄，直接點按鈕進入智能遞推窗口，如圖：

常用摘要定義如何用